Backlogs verhindern: So vermeiden Sie einen Sendungsstau im E-Commerce

Manchmal sind Backlogs eine echte Erfolgsstrategie: Bekannte Marken nutzen Backlogs, um ihre Produkte besonders exklusiv und streng limitiert erscheinen zu lassen – nur wer schnell ist, hat die Chance eines dieser Produkte zu erhalten. Was bei großen Unternehmen mitunter gut funktioniert, kann für kleine E-Commerce Shops schnell zum Untergang führen. Müssen die Kunden lange auf ihre Produkte warten, drohen Stornierungen und das Abwandern zu Konkurrenzshops. Zudem wirken sich Bestellabwicklungsrückstände negativ auf die Umsätze im Unternehmen aus – viele gute Gründe also, um Backlogs zu verhindern. Wie das gelingt und warum du dafür einen Fulfillment Dienstleister an deiner Seite haben solltest, erfährst du in diesem Beitrag.

Was sind Backlogs?

Bei dem Begriff „Backlog“ handelt es sich um eine Bezeichnung für Produkte, die nicht oder nur verzögert an den Endkunden geliefert werden können, weil die Versandprozesse nicht schnell genug abgewickelt wurden. Wichtig ist, dass du zwischen Backlogs und Backorders unterscheidest: Backorders entstehen dann, wenn Produkte nicht nur nicht geliefert werden können, sondern auch von deinen Kunden nicht mehr bestellt werden können, weil sie nicht mehr vorrätig sind – in diesem Fall drohen sogar unmittelbare Umsatzeinbußen.

Eine Vielzahl von Gründen kann zu Lieferrückständen bei deinen Produkten führen:

• Die Nachfrage nach einem Produkt übersteigt das erwartete Interesse, sodass es zu Engpässen kommt.
• Du hast zu wenig Arbeitskräfte eingeplant, um das aufkommende Bestellvolumen bearbeiten zu können.
• Die Markteinführung des Produkts steht erst noch bevor und bisher liegen keine ausreichenden Mengen vor, um den Bedarf zu decken.
• Deine Fulfillment-Prozesse sind fehlerhaft oder nicht ausreichend durchdacht, sodass es zu einem Sendungsrückstau kommt.

Mit einer Versandoptimierung kannst du Backlogs langfristig verhindern und so dazu beitragen, dass deine Kunden zufrieden sind und deinen Online-Shop auch für deine Zuverlässigkeit schätzen. Ein E-Commerce Fulfillment Dienstleister hilft dir weiter, wenn du deine Versandprozesse optimieren möchtest.

Wie entstehen Backlogs und welche Ursachen haben sie?

Backlogs gehen, wie oben schon kurz angeschnitten, auf eine Vielzahl von Gründen zurück. Nicht alle davon hast du in der Hand: Liefert dein Lieferant dir nicht rechtzeitig die bestellte Ware, so kannst du wenig tun und gerätst automatisch in einen Backlog. Es gibt allerdings durchaus auch Punkte, die du selbst verändern kannst, um Backlogs langfristig zu vermeiden:

• Kommissionierung optimieren: Probleme bei der Kommissionierung deiner Produkte sind einer der häufigsten Gründe für Backlogs. Dabei können technische Fehler oder menschliches Versagen zu Problemen beim Picking oder dem Packen im Lager führen. In vielen Fällen geht diese Art der Backlogs auf Fehler bei der Prozessoptimierung zu. Aber auch eine schlechte Personalplanung ist eine mögliche Ursache für Backlogs, die beim Kommissionieren entstehen – hast du einfach zu wenig Mitarbeiter, lassen sich große Bestellmengen nicht zuverlässig und schnell bearbeiten.
• Schwachstellen beim Personal: Der fristgerechte Versand deiner Produkte setzt ein hohes Maß an Zusammenarbeit und Teamwork voraus. Lager- und Logistikprozesse sollten so abgestimmt sein, dass sie reibungslos funktionieren – und natürlich setzt das auch die Mitarbeit deiner Angestellten voraus.
• Probleme mit dem Versanddienstleister: Pakete zu packen reicht nicht aus, sie müssen auch verschickt werden. Hast du einen Versanddienstleister als Partner, der die gewünschte Menge deiner Pakete nicht verarbeiten kann, können Backlogs auch auf diese Weise entstehen. Eine enge Rücksprache mit deinem Versanddienstleister und eine gute Koordination aller Sendungen können dabei helfen, diese Form von Versandrückständen zu vermeiden. Stellst du fest, dass es vor allem dann zu Versandverzögerungen kommt, wenn deine Sendungen längst an den Versanddienstleister übergeben wurden, solltest du über einen Wechsel nachdenken.

Zeigen Backlogs, dass es bei mir gut läuft?

Eigentlich kann man sich als Inhaber eines E-Commerce Online-Shops natürlich freuen, wenn die Kunden so viel bestellen, dass der Versand kaum hinterherkommt – das klingt doch fantastisch! Leider ist es das meist nur kurzfristig, denn wenn die Kunden nach einer Bestellung sehr lange auf ihre Waren warten müssen, werden sie mit großer Wahrscheinlichkeit kein zweites Mal bei dir bestellen. Zudem führt die Sendungsverzögerung nicht selten zu Stornierungen der Bestellungen und zu einem Abwandern zur Konkurrenz – also so ziemlich das Gegenteil dessen, was du möchtest.

Insbesondere wird es dann problematisch, wenn du dauerhaft mehr Verkäufe hast, also du bewerkstelligen kannst. Sobald die Backlogs anfangen sich zu stapeln und du mit dem Versand nicht mehr hinterherkommst, gilt es, die gesamten Prozesse deiner Logistik zu hinterfragen und mit einer Versandoptimierung dagegen anzusteuern. Da dies in den meisten Fällen schnell gehen muss, lohnt sich auch die Zusammenarbeit mit einem Fulfillment Dienstleister.

Was kannst du tun, um Backlogs zu verhindern?

Im besten Fall entwickelt du bereits Strategien und Versandoptimierungsprozesse, bevor es zu einem Backlog kommt. Diese kannst du rechtzeitig umsetzen, um einen erheblichen Sendungsstau zu vermeiden und deine Kunden zufriedenzustellen. Damit das gelingt, musst du mehrere Faktoren bedenken.

Kenne deine Warenbestände

Es ist zur Vermeidung von Backlogs äußerst wichtig, dass du deine Warenbestände regelmäßig in deine Shopsysteme einpflegst, damit du einen exakten Überblick darüber hast, wie viele Produkte derzeit in deinem Lager vorrätig sind. So lässt sich leichter planen, wann und wie oft du Produkte nachbestellen musst, bei welchen Produkten aufgrund einer stärkeren Nachfrage eine größere Lagerkapazität vorhanden sein sollte und welche Produkte bei deinen Kunden weniger beliebt sind. Die so gewonnenen Kennzahlen kannst du auch zur Optimierung deiner Marketing-Strategie verwenden.

Ein weiterer Faktor: Ist dir bekannt, dass ein Produkt besonders gefragt ist, kannst du eigens für diese Bestellungen einen oder mehrere Mitarbeiter abstellen, um Backlogs zu vermeiden und damit die Kunden möglichst schnell ihre gewünschte Ware erhalten. Das steigert die Zufriedenheit und stärkt deine Position im Verkauf dieser Produkte.

Aufträge ordnungsgemäß verwalten

Schaffe dir für dein Bestell- und Auftragsvolumen eine Software an, die dir einen optimalen Einblick in alle Prozesse erlaubt. Du musst zu jeder Zeit sehen können, wie viele offene Bestellungen du derzeit hast und wie bei jeder einzelnen davon der aktuelle Bearbeitungsstand ist. Möchtest du Backlogs vermeiden, kannst du durch die Kennzahlen der Software schnellstmöglich Trends erkennen und auf diese reagieren – beispielsweise durch mehr Personal, um das plötzlich ansteigende Bestellvolumen abwickeln zu können. Das ist besonders wichtig, wenn dein Fokus auf saisonalen Produkten liegt.

Kenne deine Kunden – und sei ehrlich zu ihnen

Viele Kunden erwarten, bereits im Bestellvorgang über einen voraussichtlichen Liefertermin informiert zu werden. Wenn auch du diesen Service anbietest, achte darauf, dass du hier realistisch bist. In der heutigen Zeit erwarten Kunden, dass ein Produkt zum genannten Liefertermin auch wirklich geliefert wird. Ist das nicht der Fall, führt das schnell zu Beschwerden – im schlimmsten Fall auch zur Stornierung der Bestellung. Offenheit und Ehrlichkeit sind daher sehr wichtig. Wenn du feststellst, dass es aufgrund irgendwelcher Faktoren zu Backlogs kommt und du sie nicht verhindern kannst, gib die Information rechtzeitig an die Kunden weiter, um Unannehmlichkeiten zu vermeiden.

Grundsätzlich lässt sich sagen: Je zuverlässiger und ehrlicher ein Kunde einen Online-Shop wahrnimmt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass er dort wieder bestellt. Das gilt auch dann, wenn du ehrlich mit deinen Kunden kommunizierst, falls es mal zu Problemen kommt. Probleme können die meisten Menschen verstehen – das Verschweigen ebendieser Probleme erscheint allerdings unseriös.

Backlogs verhindern mit einem Fulfillment-Dienstleister

Für die meisten Unternehmen im E-Commerce Bereich ist der schnelle Versand und die rasche Lieferung der Produkte ein echter Schlüssel zum Erfolg. Wenn Kunden gewünschte Produkte online bestellen, erwarten sie förmlich eine schnelle Lieferung – und jede Verzögerung kann den Kunden verärgern. Möchtest du deinen Online-Shop zum Erfolg führen, ist daher die Vermeidung von Backlogs essenziell. Die oben genannten Punkte kannst du natürlich nutzen, um deine Versandoptimierung selbst zu übernehmen und Backlogs langfristig zu vermeiden. Möchtest du dich allerdings lieber mit dem Kerngeschäft deines Unternehmens befassen und weniger mit dem Versand zu tun haben, dann ist die Zusammenarbeit mit einem Fulfillment-Dienstleister für dich genau die richtige Wahl.

Ein Fulfillment-Dienstleister übernimmt für dich die gesamte Arbeit rund um Logistik und Versand. Die intelligente Lagerverwaltungssoftware wird direkt mit deinem ERP-System verbunden, sodass bei jeder eintreffenden Bestellung eine Informationsweiterleitung in Echtzeit stattfindet. Auch externe Marktplätze können selbstverständlich an die Software angebunden werden. Mit einem großen Team aus zahlreichen Mitarbeitern beginnt im Anschluss der Versandprozess, damit es nicht zu Backlogs kommt – und wenn ein Produkt mal knapp wird, informieren wir dich rechtzeitig über eine notwendige Nachbestellung.

Wie unterstützt mich ein Fulfillment-Anbieter bei der Vermeidung von Backlogs?

Ein reibungsloser Ablauf im gesamten Bestellprozess ist wichtig, wenn du Backlogs vermeiden möchtest. Umso besser also, wenn du einen echten Profi an deiner Seite hast. Wir von Apiando befassen und seit vielen Jahren mit dem erfolgreichen Versand von Produkten und arbeiten mit einer Vielzahl an E-Commerce Unternehmen zusammen. Die so gewonnene Expertise geben wir selbstverständlich an dich weiter, damit du Backlogs vermeiden kannst. Gleichzeitig verfügen wir über ausreichend Erfahrung, um genau diesen reibungslosen Ablauf sicherstellen zu können:

• Direkter Anschluss an dein ERP-System: Wir verbinden uns unmittelbar mit deinem ERP-System, damit wir einen detaillierten Einblick in alle getätigten Bestellungen erhalten.
• Wareneinlagerung: Du lagerst deine Waren bei uns – so sparst du Kosten für ein eigenes Lager und das damit einhergehende Personal. Unsere professionellen Logistik- und Versandmitarbeiter übernehmen die Kommissionierung deiner eingehenden Waren, die korrekte Deklaration und Verpackung und Versand zum Endkunden.
• Wareneingang: Sobald neue Waren eingehen, unabhängig davon, ob sie von dir kommen oder von deinen Lieferanten, werden diese von uns in deine Lagerbestände eingepflegt. So hast du zu jeder Zeit einen korrekten Einblick in die vorhandenen Waren.
• Warenverwaltung: Du hast spezielle Anforderungen an die Lagerung, Deklaration oder Ordnung deiner Waren? Dann übernehmen wir das für dich. Wenn eingehende Produkte deiner Lieferanten neu verpackt werden sollen, ist natürlich auch das möglich.
• Bestelleingang: Sobald eine Bestellung bei dir eingeht, picken unsere Mitarbeiter die bestellten Produkte in der gewünschten Menge und verpacken sie ordnungsgemäß. Dabei kannst du entscheiden, wie deine Produkte verpackt und versendet werden sollen.
• Versand: Wir arbeiten mit qualifizierten Versanddienstleistern zusammen, damit die Waren schnell bei deinen Endkunden ankommen. Durch die internationale Anbindung vor Ort profitierst du bei unserem Fulfillment-Service auch dann von Schnelligkeit, wenn die Ware ins Ausland gehen soll.

Da wir uns als Fulfillment-Dienstleister ganz auf den schnellen Versand deiner Waren konzentrieren können und hier unser Kerngeschäft liegt, haben wir besonders schnelle Cut-Off-Zeiten. In der Regel werden eingehende Bestellungen deiner Kunden noch am selben Tag bearbeitet, sodass es gar nicht erst zu Backlogs kommt. Du profitierst, da du kaum Zeit in deine Versandoptimierung investieren musst – und deine Kunden profitieren, weil sie schnell ihre gewünschte Ware erhalten.

Selbstverständlich können unsere REST-API-Schnittstellen auch alle Marktplätze und Verkaufsplattformen an das Fulfillment-System angeschlossen werden, sodass auch bei Verkäufen via Amazon, eBay und Co. ein schneller und effektiver Versand deiner Produkte möglich ist.

Fulfillment-Anbieter für die Versandoptimierung: Deine Vorteile

Ein Fulfillment-Dienstleister hilft dir nicht nur bei der Vermeidung von Backlogs, sondern geht für dich auch mit vielen weiteren Vorteilen einher:

• Du kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren
• Du reduzierst deine Kosten, weil du keine eigenen Lager- und Personalkapazitäten für Logistik und Versand bereitstellen musst
• Du kannst Backlogs verhindern
• Du erfährst rechtzeitig, wenn sich deine Warenbestände reduzieren
• Verpackungsmaterial ist günstiger, da es von uns in großen Mengen geordert und zur Verfügung gestellt werden kann
• Wir arbeiten mit zuverlässigen und kompetenten Versanddienstleistern zusammen, um einen schnellen und sicheren Versand deiner Waren zu gewährleisten – auch international

Mit Apiando als Fulfillment Service Backlogs verhindern

Möchtest du langfristig Backlogs verhindern, dann ist der Fulfillment Service von Apiando genau die richtige Wahl. Wir verfügen über viele Jahre Erfahrung im Bereich Versand und Logistik und haben selbst E-Commerce Unternehmen geführt, sodass wir die Ansprüche der Branche kennen. In der Zusammenarbeit mit uns kannst du Backlogs verhindern und so den Erfolg deines Unternehmens steigern – und da wir Logistik und Versand für dich übernehmen, kannst du dich ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren.